Ciri Dan Hal Penting Dalam Surat Keluhan (Complaint Letter)

Keluhan mestinya tidak muncul kalau pihak penyuplai (supplier), mempersembahkan pelayanan terbaik sesuai perjanjian atau pemesanan. Akan tetapi dikala terjadi hal-hal yang tidak diinginkan ibarat kecelakaan, kecerobohan dalam penanganan, kurangnya pengawasan, di banyak sekali hal yang tidak diinginkan terhadap barang atau jasa yang dipesan sanggup saja terjadi.

Mungkin barang tersebut rusak, pengirimannya terlambat, kualitasnya tidak sesuai dengan pesanan, pengemasannya buruk, atau hilang, dan lain-lain. Jika pelanggan (customer), tidak merasa puas oleh hal-hal ibarat di atas ia berhak melayangkan surat keluhan (complaint letter).

Dalam surat keluhan, Anda harus menyatakan detail dari ketidakpuasan tersebut dan Anda mesti membukti-kannya dengan mempersembahkan fakta-fakta yang lengkap. Hal ini penting supaya pihak penyuplai tidak sanggup melaksanakan kompensasi kalau seandainya mereka berniat jelek untuk menghindari tanggung balasan yang sesuai dengan ketentuan. 

Surat keluhan harus Anda tulis dengan hati-hati, dengan nada hening dan bijaksana tidak mengesankan murka dan kasar, sehingga tidak hingga merusak hubungan bisnis. Jelas, kata-kata yang garang harus Anda hindari sama sekali.

Justru dalam menulis surat-surat keluhan Anda perlu pula menawarkan atau mengingatkan ihwal lancarnya urusan bisnis dengan pihak penyuplai tersebut selama bahwa barang dan jasa selalu diterima dengan baik dan sempurna waktu sesuai dengmt pemesanan.

Hal ini penting supaya sanggup melahirkan perilaku lunak dan bermurah hati dari pihak penyuplai supaya sanggup memenuhi seruan si pembeli barang atau jasa.

Hal-hal esensial yang harus dimasukkan dalam suatu surat keluhan ialah sebagai diberikut:

• subject heading yang akan menarikdanunik perhatian pe-nyuplai ke isi atau sifat dari keluhan.
• penlampauan yang sanggup mengesankan bahwa dalam membuat keluhan pihak pelanggan menempatkan lebih tinggi nilai-nilai luhur insan di atas nilai-nilai komersil dan bisnis semata.
• penjelasan terperinci terkena keluhan tersebut, dengan banyak sekali bukti yang tersedia.
• permintaan untuk suatu agresi perbaikan sesuai yang dikeluhkan. Berikut penulis diberikan beberapa pola surat keluhan. 

Sumber Pustaka: Kesaint Blanc-Anggota IKAPI

Share :